Conseguir reuniones de trabajo más eficaces y productivas

Muchas reuniones de trabajo adolecen de falta de fluidez y tienen cuestionable eficacia, haciéndonos perder un tiempo precioso que dedicar, precisamente, a poner en marcha las acciones y tareas que se establecieron en la reunión.

Si tienes esta sensación, modificar tu rutina y la de tu equipo de forma que se adquieran nuevas formas de trabajar, implica sencillos cambios que te pueden suponer una enorme mejora de productividad.

ANTES DE
No consiste en dedicarle demasiado tiempo a la preparación, pero si quieres reunirte debes tener claro para qué y llevar preparados los temas lo máximo posible. Para ello debes:

  • Definir los puntos a tratar y plantear un breve esquema que permita seguir un orden.
  • Poner este orden del día en común a todas las partes. Mínimo, por email o en la propia convocatoria. De esta manera, todos conocerán lo que se va a tratar.
  • Utilizar herramientas colaborativas (Google Drive, Dropbox, Evernote…) que permiten que cada asistente añada comentarios o puntos a tratar si lo considera relevante, de modo que no pille por sorpresa a nadie y, si es posible, se pueda abordar o tener en cuenta en la misma reunión.
  • Invitar solo a aquellas personas implicadas directamente en el trabajo y que puedan aportar algo a la reunión.

DURANTE
Teniendo en cuenta que las reuniones no deberían durar más de 1 hora (90 minutos máximo) para ser productivas, aunque está bien ser distendido, éstas deben comenzar de forma puntual y no perder 10-15 minutos en esperar a los asistentes o en conversaciones que no tienen que ver con el tema. Para hacer productiva la sesión, se puede hacer lo siguiente:

  • Utilizar una figura de moderador, normalmente quien convoca, de modo que conduzca los temas según lo establecido y sepa reconducir cuando se bloquee algún punto o cuando se caiga en un diálogo excesivo. Hay que saber atacar los puntos para los que se convoca y no perderse en conversaciones que no llevan a nada.
  • Dar voz a que los especialistas en cada tema se expresen. Todos tienen cabida, pero al final es éste el que debe dejar clara su postura e informar al resto de las particularidades del tema que le concierne para que, entre todos, se pueda valorar mejor.
  • Dedicar los últimos 5 minutos a establecer siguientes pasos: a quién corresponde, plazos y, si tiene lugar, establecer ya una fecha aproximada para la siguiente reunión.

DESPUÉS DE
Salvo en casos excepcionales o reuniones muy relevantes, si todo el mundo ha estado atento en la reunión no debería ser necesario que alguien dedicara tiempo (de trabajo) a reportar un acta detallada que pueda llevarse media o una hora (aunque esta creencia es muy extendida y muchos sí creen necesaria). Cada asistente debería haber tomado nota de la parte que le implica, especialmente gracias al repaso de los últimos 5 minutos de la reunión que dejan muy claros los siguientes pasos asignados a cada persona.

Es esencial la coordinación en las diferentes partes, por lo que sí que es útil recurrir de nuevo a herramientas colaborativas en las que se indiquen esos siguientes pasos y permitan trabajar en equipo, de manera que se pueda seguir el proceso al indicar cada implicado cuando termina una tarea o si existe una incidencia destacable que debieran conocer los demás.

¿Alguna experiencia que aportar? Seguro que todos tenemos nuestros procesos o «trucos» para mejorar estas reuniones de trabajo.

Imagen: amazon.com

Artículo original publicado en el blog Formando Ideas de BBVA Consultoría.

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