5 tips para planificar mejor tus tareas

Conseguir encontrar tu técnica de productividad individual es casi tan difícil como encontrar el Santo Grial. No hay una técnica perfecta, y menos cuando el ritmo cambiante de la forma de trabajar obliga a adaptarse continuamente; pero, personalmente, he encontrado algunos elementos que han perdurado en el tiempo simplemente con ligeras modificaciones para añadir mejoras.

Leía en este artículo sobre el método de Ivy Lee y me encaja mucho con lo que pretendo explicar. Supongo que el éxito de este método está muy relacionado con ver que “tachas” tareas. Una de las mayores frustraciones en la productividad es ver que tu lista de tareas no baja, sino que suma; ver que acaba el día y has perdido el tiempo en tareas laterales pero no has cerrado nada de lo previsto. El método Ivy Lee precisamente te obliga a centrarte lo más posible en esas tareas que tienes que tachar cada día. También hay que decir que, con los “imprevistos” que siempre surgen cada día, requiere de mucha fuerza de voluntad para no caer en ellos y perder el foco.

Volviendo a mi experiencia, hay 5 tips que considero claves para tener productividad personal y planificar las tareas. Como digo, esto depende mucho de cada uno, pero a mi me funcionan:

1. La primera hora del lunes, es para ti.

Esta hora es sagrada. Ni reuniones, ni empezar a saco, ni quedar con un compañero a tomar un café… La primera hora es la que te ayudará a empezar bien. Utilízala para revisar el correo que haya podido entrar y organizar las tareas de la semana. Hecho esto, arranca el día.

2. Divide y vencerás.

Una división que me resulta muy útil, es la de tareas que requieren mayor dedicación y las que menos. Las primeras, están claras, ¿no?; las segundas pueden ser desde una llamada telefónica que no puedes olvidar hacer, revisar un documento, enviar un email, contactar con un proveedor, solicitar un servicio, revisar una tarea de otra persona del equipo… son esas pequeñas cosas que se llevan 5-10 minutos y que a veces se acumulan o las hacemos atropelladamente sin darles importancia porque nunca encontramos hueco para hacerlas.

Así, habría dos listas: las tareas de más dedicación y estas microtareas. Separarlas ayuda a verlas más claramente, a aprovechar para hacerlas en esos pequeños huecos “tontos” que tenemos y en los que acabamos perdiendo el tiempo por no ponernos con una tarea mayor. Además, darles valor añadiéndolas a una lista e ir viendo que vamos tachando cosas aunque sean pequeñas, funciona como elemento motivador.

3. El eterno lío de urgente / importante.

Nunca he sido capaz de organizar todo según el cuadrante de Covey. Demasiado tiempo a dedicar a valorar si es urgente + importante / no urgente + importante / urgente + no importante / no urgente + no importante. Además, hay que reubicar cuando entran tareas nuevas, cuando pasa el tiempo y empiezan a ser más urgentes… Demasiada planificación para empezar a planificar.

Para establecer prioridades, tengo dos formatos alternativos a esto:

  • Lo que tiene-que-salir-prioritario lo marco con una exclamación (!) para diferenciarlo del resto.
  • Otra alternativa, es marcar con 1, 2, 3, 4, 5 el día de la semana correspondiente al día que debería sacarlo (1-lunes, 2-martes, 3-miércoles, 4-jueves, 5-viernes). Esto sirve para priorizar y para versionar el método de Ivy Lee que comentaba antes, adjudicando 6 tareas (o menos) a cada día de la semana y son las que hay que sacar sea como sea.

4. Mañana empieza hoy.

Antes de irte cada día, dedicar 10 minutos a cómo será el día siguiente ayuda a irte a casa y desconectar mejor, porque tienes la tranquilidad de tener las cosas bajo control, que ya sabes cómo empezará mañana y lo que tienes que hacer. Es cierto que queremos salir corriendo del trabajo cada día, pero coger esos 10 minutos por rutina serán una de las mejores cosas que puedas hacer para no llevarte el trabajo a casa.

5. All-in-one.

Puede parecer una tontería, pero con tantas herramientas de productividad en forma de app móvil, de app de escritorio, sincronizadas, no sincronizadas, unas para tomar notas, otras para listas de tareas, gestores de proyectos y de tareas colaborativas, calendario en el móvil, en el correo del trabajo, incluso inteligencia artificial… tenemos mil frentes abiertos y mil entornos con los que trabajar. Si además te pasa como a mí, que tiendes (en mi caso, “tendía”) a instalar toda nueva app de la que escuchas hablar, acabas por no encontrar nunca un método fijo, por tener notas en diferentes entornos…

Decídete por tu kit de trabajo, ya sea digital (una app o combinación de varias, pero que no sean excesivas en número y que sean realmente complementarias) o analógico (agenda, bloc, post-it…), y sé consecuente con ello, sé constante y ten toda la información útil ahí, de forma que no se de la situación de buscar algo y no saber exactamente en qué aplicación lo metiste.

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Hasta aquí estos 5 tips basados en mi experiencia personal. Seguramente con el tiempo habrá cosas que iré adaptando, pero cuando encuentras tu método los cambios son menores y enfocados a mejorar.

Yo soy muy analógica en lo que se refiere a planificación, así que si te animas a dedicarle tiempo (no es mi caso), siempre te quedará el método bullet journal de Ryder Caroll para convertirte en un/a auténtico/a gurú de la planificación y productividad personal con unos cuadernos la mar de vistosos 🙂

Imagen: fortune.com

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