Qué está cambiando (o debería cambiar) en la oficina tras el Covid-19

Dicen que cada tres generaciones ocurren eventos de enorme impacto que marcan a una sociedad y que dejan «algo» que va pasando de generación en generación. El Covid-19 nos ha traido una realidad atípica, una experiencia que cuando empezamos 2020, mientras pedíamos deseos comiéndonos las uvas, ni siquiera alcanzábamos a imaginar. A nivel social, ha sido capaz de sacar lo mejor del ser humano cuando todo comenzó (generosidad, empatía, ayuda desinteresada…) pero también deja entrever lo peor cuando empezamos a vislumbrar un atisbo de fin. ¿Volveremos a ser los mismos? ¿Seremos más generosos con el de al lado? ¿Bajaremos el ritmo de consumo? ¿Cuidaremos más un planeta que ha conseguido respirar de nosotros estos meses de confinamiento? Está por ver…

Tras dos meses con nuestra vida trastocada, en lo que sí hay más consenso de pensamiento es en que a nivel laboral ha supuesto un impacto definitivo. El efecto negativo ha sido enorme; a día de hoy no podemos alcanzar a establecer un balance claro a nivel económico y de destrucción de empleo. En otros aspectos, espercialmente en relación a trabajos más «de oficina», podemos hablar de un paso adelante y forzoso hacia algo que tenía que acabar ocurriendo.

Trabajo a distancia

Por obligación, de pronto, la gran mayoría de lo que era indispensable hacer desde una oficina, resulta que se podía hacer desde casa. Oh, ¡sorpresa! La transformación en este sentido ha sido generalizada. Las compañías han tenido que disponibilizar entornos y facilitar herramientas de comunicación, para que, casi de un día para otro, sus empleados pudieran desarrollar su trabajo de una manera a la que antes se resistían ceder.

El teletrabajo ha entrado de golpe en una gran mayoría de empresas. Incluso en la administración pública se han dado cuenta del aumento de la productividad y de que han podido adecuarse para disponer de herramientas que permiten desarrollar el trabajo prácticamene en las mismas condiciones. Querer, es poder.

¿Qué hacemos cuando todo pase? En algunos países se habla ya incluso del derecho al teletrabajo porque, si lo estás desarrollando ahora y tu vida con ello ha mejorado, ¿por qué no mantenerlo? Sin duda, estamos viviendo un antes y un después. Si el tipo de trabajo lo permite, ¿por qué no elegir la modalidad? Full remote, remoto con encuentros puntuales en la oficina para «hacer equipo», varios día de teletrabajo a la semana…

Asentar el trabajo remoto puede ofrecernos, además, ventajas sociales que no deberíamos ignorar:

  • La capacidad de sacar a las gente de la necesidad de vivir en el centro de las ciudades, pudiendo repoblar pueblos y entornos más rurales.
  • Afectaría al precio del alquiler y la vivienda, al reducir la demanda.
  • Reducir la contaminación por esa misma necesidad de estar todos consumiendo en el mismo lugar.
  • Acortar tiempos de transporte, ya sea en trapúblico como en vehículo privado.
  • Aumentar las oportunidades profesionales, más allá de una zona física limitada.
  • Conciliar, llevar una vida más equilibrada, aprovechando más la jornada.

¿Habrá llegado el fin a eso de calentar la silla?

Flexibilidad de horario

Una de las opciones laborales que se ofreció al iniciarse la crisis fue el generalizar que el empleado pudiera solicitar a su empresa flexibilidad en horario. Las situaciones en el hogar eran de lo más dispar. Principalmente el cierre de centros escolares, dejó de un día para otro una situación de caos: padres con necesidad de trabajar su jornada completa (ya fuera dentro o fuera del hogar) con niños encerrados en casa. Además de otras casuísticas particulares que pudieran darse.

La flexibilidad en los últimos años ha sido uno de los reclamos en ofertas de trabajo, especialmente para aquellos con cargas familiares. Se ha ido haciendo frecuente el flexibilizar una entrada y salida con un margen de unas dos horas, como medida para la conciliación personal.

En la situación de confinamiento, los horarios de oficina se han visto alterados para atender a otras cosas, extendiendo la jornada más de lo previsto o fragmentándola para encajarla en la vida personal. Ya haya sido mediante solicitud formal o no, las empresas, de manera generalizada, han lanzado el discurso de facilitar las cosas al empleado, por lo que, respetando ciertas horas centrales o mínimas, se ha abierto la mano a distribuir la jornada de diferentes maneras.

Y el trabajo ha salido igual.

Digitalización y la nube

El CEO de Vodafone afirmaba en estos días en una publicación que la digitalización se había adelantado una década debido al Covid. Si ya estábamos metidos en una dinámica en la que la empresa estaba obligada a digitalizarse, se han dado pasos gigantes para poner al alcance del empleado que debía irse a casa todos los recursos necesarios para desarrollar su trabajo.

Entornos compartidos, principalmente en la nube, herramientas de trabajo colaborativo, de sincronización de archivos, de comunicación instantánea… El ámbito corporativo se ha visto transformado, por fin, para mantener el funcionamiento empresarial operativo.

Este paso acelerará igualmente las líneas de negocio apoyadas en la tecnología, ya que, para sobrevivir, las empresas deberán poder seguir dando servicio a sus clientes en entornos físicos y digitales, aunque cambien las circunstancias externas.

Formación y eventos a distancia

Multitud de eventos se han visto suspendidos. Los meses de marzo a junio son muy prolíficos en eventos de negocio y especializados en Madrid, que han tenido que reajustarse rápidamente, bien postponiéndose confiando en una recuperación, bien girando a un formato virtual. Es la forma que muchas compañías han tenido para salvar el negocio de organización de eventos, buscando aportar valor a pesar de prescindir del networking tal y como lo conocíamos.

Igual ocurre en ámbito formativo. Los eventos de formación y los meetups se han transformado en numerosos webinars disponibles, con la frialdad de la cámara web pero con el mayor alcance de eliminar barreras geográficas y multiplicar la audiencia.

El presencialismo en eventos o la formación presencial siempre han gozado de un valor adicional frente a lo virtual. ¿Nos llevará esta situación a un cambio de enfoque? ¿Sabremos aprovechar el potencial de poder acceder a formaciones independientemente de donde estemos físicamente?

Video conferencias

Según el nivel protocolario de la reunión, es cierto que el cara a cara es importante, pero el Covid ha puesto de manifiesto que la mayoría de las reuniones presenciales podían hacerse por video conferencia. O, incluso, que podíamos tener menos reuniones de las que teníamos. Reuniones de equipos o con clientes, pueden desarrollarse perfectamente gracias a potentes herramientas de video conferencias que han disparado su popularidad, con funcionalidades clave como la posibilidad de compartir pantalla o acceder y conectar desde distiontos soportes.

¿Seremos por fin conscientes de que no es necesario estar en la misma sala para hacer negocios?

Oficinas más reducidas

Si el teletrabajo queda implantado, ya sea en full remote o modalidad por días, ¿serán necesarias las moles de edificios de oficina? Las empresas podrán optar por modelos de puestos calientes y rotación de días en la oficina, lo cual aminorará la saturación en puestos de trabajo, reducirá gastos y consumo e, incluso, mejorará la disponibilidad de plazas de parking siempre tan escasas.

No son pocas las grandes empresas que han inaugurado sedes en las que prácticamente desde el inicio el crecimiento se hacía complicado o imposible, por estar casi a su total capacidad debido al obligado presencialismo. Necesitar menos puestos físicos nos llevará a modelos en los que el alquiler o compra de espacio no se hará por número de empleado, sino por la capacidad proporcional y adecuada a la carga de teletrabajo. Ya solo la posibilidad de tener un puesto por cada dos personas, por ejemplo, supondría una reducción enorme en alquileres de espacio.

Distancia física y prevención

Como animales de costumbres, tendremos que acostumbranos a una nueva normalidad en la que, por compartir espacio, las normas de conducta cambiarán.

Las compañías deberán prestar especial atención a medidas de prevención y tratar de que sus empleados las interioricen, de modo que, con el tiempo, sean la norma.

Las rutinas de higiene frecuente, la limitación de personas en espacios compartidos, la distancia física, las barreras físicas de protección, el mayor control de acceso… Medidas que pueden parecer temporales pero que implican tal grado de aceptación que posiblemente se queden con nosotros de cara a afrontar nuevos brotes o nuevas situaciones de crisis víricas que amenazan.

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El virus ha llegado para pasar con nosotros un tiempo más largo de lo que nos gustaría. Y otros puede venir tras este. Las empresas deberán estar preparadas para mantener el nivel de productividad sea cual sea el cambiante entorno en el que nos movamos, teniendo rápida capacidad de reacción. Quizás no sea ni la primera ni la única vez que pasemos unos meses encerrados, y ni la economía ni la sociedad se puede permitir parar. El aprendizaje del Covid-19 deberá ser algo que tener presente en el tiempo y ante lo que la empresa no se puede (o debe) permitir tener una memoria corta.

Imagen: unsplash | @anastasiiachepinska

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